Il futuro della gestione dei turni: dopo il piano turni arriva il passaggio di consegne

Quando si parla del futuro della gestione dei turni, di solito si parla del piano turni: chi fa quale turno, chi copre un'assenza dell'ultimo minuto, quanto in fretta si tappano i buchi. Conta, eccome. Ma il piano turni decide solo chi si presenta. La parte della gestione dei turni che va ancora avanti a cartellette, lavagne e chat di gruppo è quello che passa da un turno all'altro: il passaggio di consegne (in molti reparti si dice semplicemente "le consegne di turno"). Un piano turni può mettere il capoturno giusto in reparto alle 6:00. Non può dirgli cosa troverà.

A ogni turno che cambia ci sono due domande. Chi c'è? E cosa sta succedendo?

Alla prima si è già dedicata parecchia attenzione. Molti stabilimenti usano già un software per la pianificazione dei turni per coperture, ferie e assenze, e fa il suo lavoro. ShiftPanda non è un software per la pianificazione dei turni e non prova a esserlo. Lavora accanto a qualunque cosa gestisca il tuo piano turni, così come lavora accanto al tuo MES e al tuo sistema di manutenzione.

La seconda domanda è quella che spesso vive ancora sul retro di un foglio stampato.

Immagina uno stabilimento su tre turni. Alle 6:30 Nestore, il capoturno del giorno, telefona: è malato. Il turno delle 8:00 comincia comunque alle 8:00.

Sul fronte del piano turni va tutto come deve. La copertura si trova e Ornella, che di solito fa il pomeriggio, entra prima. Lo stabilimento lo conosce. Solo che è un mese che non fa il turno di giorno.

Alle 7:40 è sulla porta con un caffè e una sola domanda: cos'è successo da ieri pomeriggio?

Il piano turni a questo non sa rispondere. Sa che Ornella è di giorno. Non sa che il Centro di lavoro 3 è in Idle dalle 2 di notte, che il Tornio 2 è a metà di una commessa di alberi, né che la notte ha tirato avanti la pressopiegatrice con un trucco che nessuno ha scritto sulla lavagna.

In un reparto che va avanti a carta, Ornella ricostruirebbe tutto a pezzi: dalla lavagna, da Zaccaria, il capoturno della notte, se lo becca prima che se ne vada, e da un messaggio a Nestore, che è malato e farebbe volentieri a meno di rispondere.

Con il passaggio di consegne in ShiftPanda, lo apre sul telefono. Zaccaria l'ha scritto area per area, macchina per macchina:

Il problema della pressopiegatrice è stato registrato due giorni fa. È ancora nel passaggio di consegne perché nessuno l'ha segnato come risolto, così nessuno si è dovuto ricordare di riscriverlo.

Ornella conferma il passaggio di consegne e il suo nome compare lì sopra. Zaccaria vede che l'ha letto prima di andare a casa. Nestore può restare a letto.

Ornella non è partita a freddo. È partita da dove aveva lasciato la notte.

Un piano turni si prepara in anticipo, a una scrivania, da poche persone che possono prendersi il loro tempo. Un passaggio di consegne si scrive alla fine di un turno lungo, in piedi, da chi manda avanti il reparto. Lì per un software è più difficile guadagnarsi il posto, ed è per questo che il quaderno delle consegne, la lavagna e la chat di gruppo resistono.

Resistono anche perché sono veloci. Il conto arriva al turno dopo: una nota sulla lavagna che alle 5:45 aveva perfettamente senso, una pagina del quaderno con l'alone del caffè proprio dove c'era la riga importante, una chat in cui non c'era nessuno del turno di giorno. Approfondiamo nell'articolo sui rischi del passaggio di consegne su carta e lavagna.

Gli altri sistemi in reparto non riempiono il vuoto. Il MES sa cosa è stato prodotto. Il sistema di manutenzione sa quali ordini di lavoro sono aperti. Nessuno dei due sa che il registro posteriore si impunta a sinistra e basta un colpetto.

L'assenza improvvisa è solo la versione più acuta di un problema di tutti i giorni. A ogni cambio turno arriva qualcuno che nelle ultime otto ore non c'era. Un buon passaggio di consegne funziona allo stesso modo per lui, che quel turno lo faccia tutti i giorni o che l'abbiano chiamato alle 6:30:

• Area per area, macchina per macchina, nello stesso ordine a ogni turno, con ogni macchina su Running o Idle.
• Note, foto e allegati, così "perde un pochino" arriva con una foto di quanto è quel pochino.
• Problemi aperti che si riportano nel passaggio di consegne successivo finché qualcuno non li segna come risolti.
• Chi l'ha letto e chi l'ha confermato, per nome, così "a me non è mai arrivato" si chiarisce in fretta.
• Una History in cui cercare per turno, area e data, per quando qualcuno chiede della notte di martedì scorso.
• Funziona nel browser di uno smartphone o di un tablet. Niente da installare, e quello che hai scritto resta lì se cade il Wi-Fi.

Un passaggio di consegne semplice richiede circa un minuto. Uno completo, meno di due. Se vuoi controllare cosa mettere nel tuo, ecco una checklist per il passaggio di consegne tra turni.

Non serve la sfera di cristallo. Si tratta soprattutto del passaggio di consegne che si mette al passo con il piano turni.

Piano turni e passaggio di consegne, fianco a fianco. Il piano turni dice chi c'è. Il passaggio di consegne dice cosa troverà. Una volta sistemato il primo, è sul secondo che se ne vanno davvero i primi dieci minuti di un turno.

Quello che si scrive oggi c'è anche domani. La lavagna si cancella. Un passaggio di consegne in History si ritrova anche il mese prossimo, per turno, area e data.

Il responsabile di stabilimento lo legge prima della riunione. Quando il passaggio di consegne di ogni area è in un unico posto, la riunione delle 8:00 può partire dalle decisioni invece che da "allora, cos'è successo stanotte?". Ne parliamo in come i responsabili di stabilimento usano il passaggio di consegne.

I problemi delle macchine fanno numero. Un Admin può esportare i Machine Issue Reports in CSV, Excel o PDF, così un mese di problemi sta su un solo foglio per una revisione con la manutenzione.

Al cambio turno si continua a parlare. Nessuno automatizzerà la camminata fino alla pressopiegatrice per guardare il registro posteriore. Il passaggio di consegne rende quella chiacchierata più breve e più utile. Non la sostituisce.

Non serve un grande piano di adozione. Servono un capoturno e una squadra.

1. Configura aree e macchine una volta. Il reparto lo conosci meglio di chiunque.
2. Fai il passaggio di consegne in ShiftPanda per un paio di settimane con la tua squadra, insieme a quello che fai già, se ti aiuta.
3. Porta i risultati al responsabile di stabilimento. Aprite insieme History e la lista Open Issues e decidete se vale la pena tenerlo.

Il piano turni continuerà a dire alle persone quando presentarsi. Il passaggio di consegne è il modo in cui sanno cosa fare una volta arrivate, anche la mattina in cui il piano turni ha dovuto arrangiarsi.